TTCD

Quyền dân chủ chính là những yêu sách, nhu cầu nội tại của mỗi cá nhân, với tư cách là công dân đối với các nguyên tắc, các chuẩn mực pháp lý dân chủ trong một thiết chế xã hội dân chủ nhằm bảo đảm sự tham gia một cách tự do, bình đẳng và đầy đủ vào các công việc của Nhà nước và toàn bộ đời sống xã hội của con người. Quyền dân chủ trước hết là quyền con người; hơn nữa, nó nhấn mạnh đặc biệt đến các quyền về chính trị như là khả năng và điều kiện tiên quyết để thực hiện đầy đủ các quyền con người cơ bản khác. Thực hiện dân chủ phải ngày càng gần dân, sát dân và gắn với cơ sở. Nghị quyết Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XIII của Đảng đã nhấn mạnh nhiệm vụ: “Tiếp tục hoàn thiện, cụ thể hóa, thực hiện tốt cơ chế “Đảng lãnh đạo, nhà nước quản lý, nhân dân làm chủ”, trong đó có chủ trương “Dân biết, dân bàn, dân làm, dân kiểm tra, dân giám sát, dân thụ hưởng”. Chủ trương này về cơ bản đã được thể hiện khá rõ trong Luật THDCCS năm 2022.

Có thể thấy, mô hình quản trị nhà chung cư đã góp phần vào việc thực hiện dân chủ ở cơ sở. Bởi vậy, Luật THDCCS năm 2022 đã có những quy định khá gần gũi với mô hình này (nguyên tắc, hình thức công khai thông tin; nhân dân bàn, quyết định; quy trình bầu, hoạt động của trưởng thôn/tổ trưởng tổ dân phố…). Thông qua việc nghiên cứu mô hình quản trị nhà chung cư có thể rút ra một số bài học có ý nghĩa tiếp tục thúc đẩy THDCCS thông qua các tổ chức Ban quản trị (BQT) và Ban kiểm soát cộng đồng (BKSCĐ):

* Hình thức công khai, minh bạch thông tin ở cơ sở có thể áp dụng linh hoạt. Nhu cầu và đối tượng tiếp nhận thông tin ở các chung cư trong thành phố lớn rất khác với ở thôn, bản khu vực nông thôn.

* Cộng đồng dân cư đô thị sinh sống tại các tòa chung cư mang những đặc điểm và mối quan tâm đặc thù của cư dân đô thị với lợi ích gắn kết chặt chẽ. Do vậy, mô hình BQT cần được nghiên cứu kỹ lưỡng để phát huy hiệu quả cơ chế thực hiện dân chủ ở cơ sở.

* Mọi thành viên trong cộng đồng dân cư đều có thể tham gia ý kiến với BQT chung cư. Điều này cho phép BQT tập hợp được tiếng nói đa dạng của người dân trong quá trình quản trị, từ đó tìm kiếm sự đồng thuận đối với những vấn đề cụ thể của chung cư.

* Hình thức tương tác chủ đạo của BQT và BKSCĐ là công khai thông tin qua các phương tiện dễ tiếp cận (bảng tin của tầng hoặc của tòa nhà, mạng xã hội), lấy ý kiến cư dân và họp biểu quyết. Tính tổ chức đơn giản, hình thức hoạt động trực tiếp, thân thiện với người dân là những yếu tố quan trọng cho hoạt động hiệu quả của BQT và BKSCĐ.

* Cần có sự độc lập rõ ràng về nguồn ngân sách, quyền lợi giữa thiết chế giám sát và đối tượng được giám sát để bảo đảm sự vô tư, khách quan trong quá trình hoạt động. Một số các thiết chế giám sát được thành lập bởi Nhà nước chưa đạt hiệu quả cao là do chưa có sự độc lập này.

* Do đặc thù và nhu cầu thực tế của nhóm dân cư đô thị, tính bền vững của mô hình BQT được đánh giá cao nhờ nguồn lực được bảo đảm từ đóng góp của cư dân.

* BQT và BKSCĐ là những thiết chế quan trọng trong việc tổ chức, vận hành nhà chung cư cũng như thúc đẩy sự tham gia, thực hiện dân chủ của cư dân bởi nó rất “sát” với người dân. BQT có thể được xem là một tổ chức dân chủ cơ sở, nhưng các quyền hạn, trách nhiệm, nhiệm vụ luật định lại như một tổ chức chuyên môn. Do đó, tại nhiều chung cư, BQT khó “gánh” nổi và làm tròn trách nhiệm. Vì vậy, cần thiết nghiên cứu điều chỉnh quy định về quyền hạn, trách nhiệm, nhiệm vụ của BQT để bảo đảm hiệu quả vận hành của thiết chế này trong thực tế.

* Vấn đề cơ chế phối hợp giữa các thiết chế ở cơ sở (thôn, tổ dân phố) như Tổ dân phố, Ban Công tác Mặt trận, các Hội đoàn thể với một số thiết chế khác ở cơ sở, có tính đặc thù (như BQT, BKSCĐ nhà chung cư…) vô cùng quan trọng, có thể góp phần bảo đảm, thúc đẩy quyền làm chủ của người dân ở cơ sở.

Bên cạnh những bài học nêu trên, pháp luật cần được tiếp tục hoàn thiện theo hướng kiểm soát tốt hơn mô hình vận hành BQT của nhà chung cư và cần định danh rõ thiết chế BKSCĐ để tạo điều kiện cho việc thực hành dân chủ. Pháp luật về THDCCS cần tiếp tục nâng cao sự đa dạng, linh hoạt trong việc ghi nhận, bảo đảm vận hành các mô hình, thiết chế THDCCS. Đồng thời, pháp luật cần có giới hạn/điểm dừng và chỉ ban hành pháp luật khi thực sự cần thiết. Điều này phải trở thành một yêu cầu quan trọng trong Nhà nước pháp quyền.

Quyền hạn và trách nhiệm của Ban quản trị nhà chung cư:

– BQT nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu được thực hiện một số quyền, trách nhiệm như:

– Báo cáo kết quả hoạt động, thu, chi tài chính của BQT, kết quả công việc bảo trì và việc thu, chi kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư để hội nghị nhà chung cư kiểm tra, giám sát, thông qua theo quy định;

– Thay mặt chủ sở hữu để thực hiện các quyền đối với phần sở hữu chung của nhà chung cư theo quy định; không được kích động người khác gây mất trật tự, an ninh tại khu vực nhà chung cư;

– Chịu trách nhiệm trước các chủ sở hữu nhà chung cư về nhiệm vụ được giao; chấp hành đúng quy chế hoạt động, quy chế thu, chi tài chính của BQT;

– Đề nghị cơ quan có thẩm quyền tổ chức họp hội nghị nhà chung cư, công nhận BQT nhà chung cư theo quy định; tổ chức họp hội nghị nhà chung cư để quyết định thay thế đơn vị quản lý vận hành trong trường hợp đơn vị đang quản lý vận hành không còn đủ điều kiện quản lý vận hành nhà chung cư theo quy định;

– Thành viên BQT nếu có hành vi vi phạm Quy chế này và quy định của pháp luật có liên quan thì tùy theo mức độ vi phạm mà bị xử lý theo quy định của Quy chế này, xử phạt vi phạm hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường cho bên bị thiệt hại;

– Thực hiện các quyền và trách nhiệm khác quy định trong quy chế hoạt động, quy chế thu, chi tài chính của BQT đã được hội nghị nhà chung cư thông qua và quy định tại Quy chế này…

– BQT nhà chung cư có một chủ sở hữu được thực hiện các quyền và trách nhiệm ít hơn so với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu.

Điều kiện bảo đảm hoạt động của Ban quản trị nhà chung cư:

– BQT nhà chung cư có kinh phí hoạt động do chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư đóng góp hàng năm trên cơ sở quyết định của hội nghị nhà chung cư; kinh phí này được ghi rõ trong quy chế hoạt động của BQT và được quản lý thông qua một tài khoản hoạt động của BQT; BQT nhà chung cư phải sử dụng kinh phí hoạt động đúng mục đích, không được dùng để kinh doanh và phải báo cáo việc thu, chi tại cuộc họp hội nghị nhà chung cư thường niên.

– Mức thù lao của các thành viên BQT nhà chung cư do các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư đóng góp theo quyết định của hội nghị nhà chung cư. Hội nghị nhà chung cư có thể tham khảo mức lương tối thiểu vùng theo quy định của Nhà nước để xem xét, quyết định về mức thù lao tương xứng với trách nhiệm, nghĩa vụ của các thành viên BQT trên cơ sở điều kiện cụ thể của từng tòa nhà, cụm nhà chung cư và từng địa phương, trừ trường hợp thành viên BQT từ chối nhận thù lao.

Quy chế hoạt động và quy chế thu, chi tài chính của Ban quản trị nhà chung cư

Quy chế hoạt động và quy chế thu, chi tài chính của Ban quản trị nhà chung cư, cụm nhà chung cư do hội nghị nhà chung cư thông qua, bảo đảm công khai, minh bạch, tuân thủ quy định của Quy chế này, quy định của pháp luật về nhà ở và pháp luật có liên quan.

Biểu quyết thông qua các quyết định của Ban quản trị nhà chung cư

Các quyết định của Ban quản trị nhà chung cư được thông qua bằng hình thức biểu quyết hoặc bỏ phiếu theo quy chế hoạt động của Ban quản trị, được lập thành biên bản, có chữ ký của thư ký cuộc họp, các thành viên Ban quản trị dự họp và có đóng dấu của Ban quản trị (đối với trường hợp có con dấu). Trường hợp tỷ lệ biểu quyết tán thành đạt 50% số thành viên Ban quản trị thì kết quả cuối cùng được xác định theo biểu quyết của Trưởng ban hoặc Phó ban chủ trì cuộc họp (nếu vắng Trưởng ban), trừ 02 trường hợp dưới đây:

* Đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì các đề xuất sau đây chỉ được thông qua khi có tối thiểu 50% tổng số thành viên của Ban quản trị nhà chung cư, cụm nhà chung cư tán thành: Đề xuất thay đổi đơn vị quản lý vận hành; Quyết định lựa chọn đơn vị thực hiện bảo trì; Đề xuất thay đổi giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư; Các đề xuất, yêu cầu của Ban quản trị đối với chủ đầu tư trong quá trình quản lý, sử dụng nhà chung cư; Các trường hợp khác do hội nghị nhà chung cư quyết định.

* Đối với quyết định chi tiêu kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì thực hiện biểu quyết theo quy định sau đây: Trường hợp Ban quản trị tòa nhà chung cư quyết định việc bảo trì phần sở hữu chung của tòa nhà chung cư thì phải được 75% thành viên Ban quản trị đồng ý; Trường hợp Ban quản trị cụm nhà chung cư quyết định việc bảo trì phần sở hữu chung của cả cụm nhà chung cư thì phải được 75% thành viên Ban quản trị cụm nhà chung cư đồng ý; nếu chỉ bảo trì phần sở hữu chung của một hoặc một số tòa nhà trong cụm thì phải được Trưởng ban và 75% số thành viên Ban quản trị là đại diện của một hoặc một số tòa nhà đó đồng ý.

Tìm kiếm sự đồng thuận trong quá trình quản trị nhà chung cư

Nhân dân bàn và quyết định là một nội dung quan trọng của việc thực hiện dân chủ ở cơ sở. Thực tiễn cho thấy, một số vấn đề của chung cư (ví dụ: vấn đề tăng mức phí dịch vụ, phí gửi xe…) cần có sự trao đổi, lấy ý kiến của cư dân trước khi chính thức tổ chức Hội nghị nhà chung cư để bỏ phiếu quyết định. Sự tương tác, tìm kiếm sự đồng thuận rất quan trọng, ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu quả của cư dân tham gia bàn, quyết định các vấn đề của nhà chung cư. Đồng thời, sự thông suốt thông tin, rõ ràng, minh bạch, giải trình là điều kiện bảo đảm để cư dân bàn bạc, quyết định. Để thực hiện được hoạt động trao đổi, lấy ý kiến của cư dân không thể thiếu sự điều phối và tổ chức của BQT.

Kiểm soát “quyền lực” trong quá trình quản trị nhà chung cư

Bên cạnh hình thức cư dân trực tiếp giám sát hoạt động của BQT, tại một số chung cư hiện nay còn có thiết chế Ban kiểm soát cộng đồng. Đây là thiết chế gồm các cư dân có chuyên môn theo tiêu chuẩn do Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư quy định, được bầu ra để thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát, giám sát, đánh giá một cách độc lập, khách quan và trung thực mọi hoạt động quản trị, điều hành, chấp hành nội quy và các quy định của pháp luật, của BQT và đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư. Tuy nhiên, pháp luật chưa có quy định cụ thể về thiết chế này. Có thể thấy, thiết chế BKSCĐ cũng khá tương đồng với thiết chế Ban Thanh tra nhân dân, Ban Giám sát đầu tư của cộng đồng theo quy định của Luật THDCCS.

Trường hợp qua giám sát, thảo luận tại hội nghị nhà chung cư mà chủ sở hữu nhà chung cư phát hiện hành vi vi phạm về tài chính của BQT, thành viên BQT nhà chung cư thì tùy theo mức độ vi phạm, hội nghị nhà chung cư có thể quyết định bãi miễn một, một số hoặc toàn bộ thành viên BQT nhà chung cư và bầu thay thế các thành viên khác; nếu người có hành vi vi phạm thuộc diện bị truy cứu trách nhiệm hình sự thì hội nghị nhà chung cư thông qua quyết định đề nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét, xử lý trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

Trong trường hợp cần thiết, hội nghị nhà chung cư quyết định lập tổ kiểm tra hoặc thuê đơn vị có chuyên môn để kiểm tra sổ sách và việc thu, chi tài chính của BQT nhà chung cư; trường hợp thuê đơn vị chuyên môn thì các chủ sở hữu, người đang sử dụng nhà chung cư phải đóng góp kinh phí để thanh toán chi phí cho đơn vị này theo thỏa thuận.

Giải quyết tranh chấp

Các tranh chấp giữa các thành viên BQT nhà chung cư được giải quyết theo quy chế hoạt động của BQT đã được hội nghị nhà chung cư thông qua.

Trường hợp thành viên BQT hoặc BQT bị bãi nhiệm, miễn nhiệm, thay thế mà không bàn giao con dấu thì BQT được thành lập mới có quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền về cấp, đăng ký con dấu thực hiện việc thu hồi, bàn giao hoặc hủy con dấu để đăng ký, cấp con dấu mới theo quy định về cấp, đăng ký và quản lý con dấu cho BQT mới thành lập.

Trường hợp thành viên BQT hoặc BQT bị bãi nhiệm, miễn nhiệm, thay thế mà không bàn giao tài khoản quản lý kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư, tài khoản quản lý hoạt động của BQT thì BQT được thành lập mới có quyền yêu cầu tổ chức đang quản lý các tài khoản này phong tỏa tài khoản, chấm dứt thực hiện các giao dịch có liên quan đến BQT bị bãi nhiệm, miễn nhiệm, thay thế và thực hiện lập, bàn giao tài khoản này cho BQT được thành lập mới theo quy định của pháp luật.

Các tranh chấp giữa BQT nhà chung cư với chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư về việc bầu, miễn nhiệm, bãi miễn, thay thế thành viên BQT nhà chung cư được giải quyết trên cơ sở thương lượng; trường hợp không thương lượng được thì đề nghị tổ chức họp hội nghị nhà chung cư để giải quyết.

Các tranh chấp về hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành, hợp đồng bảo trì, hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư giữa đơn vị cung cấp dịch vụ và đơn vị quản lý vận hành được giải quyết theo thỏa thuận giữa các bên; trường hợp không thỏa thuận được thì yêu cầu Tòa án nhân dân giải quyết theo quy định của pháp luật.

Xử lý vi phạm

BQT, thành viên BQT nhà chung cư nếu vi phạm các quy định về quản lý, sử dụng nhà chung cư thì tùy theo mức độ vi phạm mà bị bãi miễn, thay thế theo quy định và bị xử lý vi phạm hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

Trường hợp BQT nhà chung cư quyết định không đúng với quy chế hoạt động, quy chế thu, chi tài chính thì các quyết định này không được công nhận.

Các quyết định của BQT nhà chung cư nếu vượt quá quyền hạn thì không có giá trị pháp lý; trường hợp gây thiệt hại đến quyền và lợi ích hợp pháp của các tổ chức, cá nhân thì các thành viên BQT phải chịu trách nhiệm bồi thường theo quy định của pháp luật.

Có thể thấy, điều quan trọng nhất trong việc thực hiện dân chủ ở cơ sở là bảo đảm quyền dân chủ của cộng đồng dân cư sinh sống trên một địa bàn cơ sở nhất định, trong đó có cụm cư dân sinh sống tại các khu chung cư, khá phổ biến ở các khu vực đô thị nước ta hiện nay. Đây là những khu nhà bao gồm nhiều hộ dân sinh sống bên trong các căn hộ, có hệ thống công trình hạ tầng sử dụng chung. Căn hộ chung cư xuất hiện ở Việt Nam đầu tiên dưới dạng các khu nhà tập thể. Trong vòng 10 năm trở lại đây, loại hình chung cư tại Việt Nam thực sự phát triển hơn so với giai đoạn trước. Ví dụ tại TP. Hà Nội, đến tháng 02/2020, có 13,5% dân số đang sinh sống ở chung cư. Thành phố có gần 2.600 chung cư, chiếm 58% số lượng chung cư của cả nước.

Để vận hành một chung cư/cụm chung cư (gọi tắt là chung cư) cần có sự tham gia của nhiều chủ thể/thiết chế khác nhau, tương ứng với mỗi giai đoạn khác nhau. Trong đó, để quản trị nhà chung cư thì BQT là thiết chế có vị trí trụ cột. Đây là thiết chế đại diện toàn bộ các chủ sở hữu nhà chung cư. BQT có nhiệm vụ thực hiện các công việc quản lý và vận hành nhà chung cư theo quy định pháp luật về nhà ở.

Yêu cầu về việc thành lập BQT nhà chung cư

Nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu với từ 20 căn hộ trở lên bắt buộc phải thành lập BQT gồm các chủ sở hữu nhà chung cư, đại diện chủ đầu tư (nếu có) hoặc có thể bao gồm cả người sử dụng chung cư nếu có tham gia hội nghị nhà chung cư. Đối với nhà chung cư có một chủ sở hữu hoặc nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu mà có dưới 20 căn hộ thì hội nghị nhà chung cư quyết định thành lập BQT hoặc không thành lập BQT. Khi chưa thành lập BQT, chủ đầu tư có trách nhiệm tổ chức việc quản lý vận hành nhà chung cư.

Yêu cầu đối với thành viên BQT nhà chung cư

Đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì thành viên BQT nhà chung cư phải là chủ sở hữu và đang sử dụng nhà chung cư đó; trường hợp người đang sử dụng căn hộ hoặc phần diện tích khác trong nhà chung cư không phải là chủ sở hữu nếu được chủ sở hữu căn hộ hoặc phần diện tích khác đó ủy quyền tham dự hội nghị nhà chung cư thì có thể được bầu làm thành viên BQT nhà chung cư. Khuyến khích những người có kinh nghiệm, kiến thức trong lĩnh vực kiến trúc, xây dựng, điện, điện tử, phòng cháy chữa cháy, tài chính, luật tham gia BQT nhà chung cư.

Đối với nhà chung cư có một chủ sở hữu thì thành viên BQT nhà chung cư là đại diện chủ sở hữu và người đang sử dụng nhà chung cư.

Số lượng, thành phần BQT nhà chung cư

Số lượng thành viên BQT nhà chung cư, cụm nhà chung cư do hội nghị nhà chung cư quyết định tùy theo đặc điểm của khối nhà chung cư (tối thiểu 03 thành viên).

Thành phần BQT nhà chung cư, cụm nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu:

i) BQT của tòa nhà chung cư bao gồm 01 Trưởng ban, 01 hoặc 02 Phó ban và các thành viên khác do hội nghị nhà chung cư quyết định. Trường hợp chủ đầu tư còn sở hữu diện tích trong nhà chung cư thì đại diện của chủ đầu tư có thể được hội nghị nhà chung cư bầu làm Trưởng BQT nhà chung cư; trường hợp không được bầu làm Trưởng ban thì được tham gia làm Phó BQT nhà chung cư;

ii) BQT của cụm nhà chung cư bao gồm 01 Trưởng ban; mỗi tòa nhà trong cụm tổ chức họp để cử 01 hoặc 02 đại diện làm Phó ban và các thành viên khác do hội nghị cụm nhà chung cư quyết định. Trường hợp chủ đầu tư còn sở hữu diện tích trong cụm nhà chung cư thì đại diện của chủ đầu tư có thể được hội nghị cụm nhà chung cư bầu làm Trưởng BQT cụm nhà chung cư. Mỗi tòa nhà trong cụm nhà chung cư mà chủ đầu tư còn sở hữu diện tích thì chủ đầu tư được cử đại diện tham gia làm Phó BQT của cụm, trừ trường hợp đại diện chủ đầu tư của tòa nhà đó được bầu làm Trưởng BQT của cụm nhà chung cư.

Thành phần BQT nhà chung cư, cụm nhà chung cư có một chủ sở hữu bao gồm 01 Trưởng ban, 01 hoặc 02 Phó ban và các thành viên khác do hội nghị cụm nhà chung cư quyết định.

Mô hình BQT nhà chung cư

BQT nhà chung cư, cụm nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu được thành lập và hoạt động theo mô hình Hội đồng quản trị của hợp tác xã hoặc của công ty cổ phần. Hội nghị nhà chung cư quyết định lựa chọn mô hình hoạt động của BQT nhà chung cư cho phù hợp với thực tế từng tòa nhà, cụm nhà chung cư. BQT nhà chung cư, cụm nhà chung cư có một chủ sở hữu được thành lập và hoạt động theo mô hình tự quản; các thành viên BQT tự thống nhất phân công thực hiện các quyền và trách nhiệm.

BQT nhà chung cư có nhiệm kỳ hoạt động 03 năm và được bầu lại tại Hội nghị nhà chung cư thường niên của năm cuối nhiệm kỳ, trừ trường hợp họp hội nghị nhà chung cư bất thường để bầu thay thế BQT.

BQT nhà chung cư do đại diện cư dân bầu trực tiếp

BQT nhà chung cư đầu tiên được bầu tại Hội nghị nhà chung cư lần đầu. Việc bầu thay thế Trưởng/Phó BQT (do bị miễn nhiệm, bãi miễn hoặc bị chết, mất tích); miễn nhiệm, bãi miễn toàn bộ thành viên BQT và bầu BQT mới; bầu thay thế thành viên BQT không phải là Trưởng ban, Phó BQT do bị miễn nhiệm, bãi miễn hoặc bị chết, mất tích trong trường hợp đã tổ chức lấy ý kiến của các chủ sở hữu nhà chung cư nhưng không đủ số người đồng ý… được thực hiện tại Hội nghị nhà chung cư bất thường hoặc Hội nghị nhà chung cư thường niên, tùy từng trường hợp cụ thể. Trường hợp thay thế Phó BQT là đại diện của chủ đầu tư thì chủ đầu tư cử người khác đảm nhận mà không phải tổ chức hội nghị nhà chung cư. Hội nghị nhà chung cư chỉ quyết định được các vấn đề liên quan đến sự BQT nhà chung cư khi có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao của cụm nhà chung cư đó tham dự.

Chủ đầu tư chủ trì tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu, cử người tham gia BQT nhà chung cư và tham gia biểu quyết, bỏ phiếu tại hội nghị nhà chung cư nếu còn sở hữu căn hộ, phần diện tích khác trong nhà chung cư. Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu khi có một trong các trường hợp sau đây:

i) Nhà chung cư đã được bàn giao đưa vào sử dụng quá thời hạn 12 tháng và đà có đủ 50% số căn hộ được bàn giao nhưng chủ đầu tư không tổ chức hội nghị nhà chung cư và có đơn của đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức hội nghị;

ii) Trường hợp không đủ số người tham dự theo quy định;

iii) Chủ đầu tư chấm dứt hoạt động do bị giải thể hoặc phá sản theo quy định của pháp luật.

Đối với Hội nghị nhà chung cư bất thường hoặc Hội nghị nhà chung cư thường niên do BQT tổ chức. Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm tổ chức hội nghị nhà chung cư chung cư bất thường/thường niên để quyết định các vấn đề liên quan đến nhân sự của BQT nhà chung cư trong một số trường hợp cụ thể (trong thực tế chủ yếu do đã tổ chức hội nghị nhưng không đủ số người tham dự theo quy định).

Mọi quyết định của hội nghị nhà chung cư được thông qua theo nguyên tắc đa số bằng hình thức biểu quyết hoặc bỏ phiếu; nội dung cuộc họp phải được lập thành biên bản, có chữ ký của các thành viên chủ trì và thư ký cuộc họp hội nghị nhà chung cư. Phương thức quyết định này cũng khá tương đồng với việc quyết định nội dung hương ước, quy ước của cộng đồng dân cư; bầu, cho thôi làm Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố; bầu, cho thôi làm thành viên Ban Thanh tra nhân dân, Ban Giám sát đầu tư của cộng đồng theo quy định của Luật THDCCS 2022.

Như vậy, BQT chung cư chính là đại diện của các cư dân. Các vấn đề liên quan đến nhân sự BQT nhà chung cư sẽ được đại diện cư dân (chủ sở hữu căn hộ) quyết định trực tiếp tại Hội nghị nhà chung cư theo nguyên tắc đa số. Bởi vậy, BQT có tính chất của một thiết chế thực hiện dân chủ ở cơ sở.

Kiểm tra, giám sát là cốt lõi của trách nhiệm giải trình – một trụ cột của nền dân chủ. Trách nhiệm giải trình mô tả mối quan hệ giữa các cơ quan nhà nước và người dân cũng như khu vực tư nhân bị ảnh hưởng bởi các quyết định của nhà nước. Đó là nghĩa vụ của các cơ quan nhà nước, hoặc bất kỳ cơ quan nào khác được giao nhiệm vụ công phải thông báo cho công chúng, giải thích, biện minh cho các quyết định và hành động của họ. Và đó là quyền và trách nhiệm của công dân trong việc tiếp cận thông tin, giải thích, kiểm tra và đưa ra phán quyết về hành vi của những người có trách nhiệm công cộng.

Trong Luật thực hiện dân chủ ở cơ sở, quyền kiểm tra, giám sát của người dân được quy định từ Điều 30 về Nội dung kiểm tra, giám sát đến điều 35 về các hình thức kiểm tra giám sát.

Về nội dung kiểm tra, giám sát Luật nhấn vào hai mảng chính, một là công dân kiểm tra việc thực hiện các nội dung mà Nhân dân đã bàn và quyết định quy định tại Điều 15 của Luật. Hai là công dân giám sát việc tổ chức thực hiện dân chủ ở cơ sở và việc thực hiện chính sách, pháp luật của chính quyền địa phương cấp xã, cán bộ, công chức cấp xã, người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, ở thôn, tổ dân phố.

Còn về hình thức giám sát, công dân có thể trực tiếp thực hiện việc kiểm tra, giám sát hoặc thông qua Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp xã, thông qua hoạt động của Ban Thanh tra nhân dân ở xã, phường, thị trấn, Ban Giám sát đầu tư của cộng đồng và các tổ chức tự quản khác ở địa phương được thành lập theo quy định của pháp luật. Ngoài ra, công dân còn có thể thông qua Hội nghị trao đổi, đối thoại giữa Ủy ban nhân dân cấp xã với Nhân dân hoặc Hội nghị định kỳ của cộng đồng dân cư để thực hiện quyền giám sát của mình.

Nếu việc kiểm tra, giám sát của người dân được thực hiện tốt thì sẽ giúp cho trách nhiệm giải trình của cơ quan công quyền tăng lên. Theo hiểu biết chung, trách nhiệm giải trình là A (cơ quan nhà nước) chịu trách nhiệm trước B (người dân) nếu A phải giải thích và biện minh cho hành động của mình với B, và B có thể xử phạt A trong trường hợp có hành vi sai trái. Được định nghĩa như vậy, trách nhiệm giải trình cũng có thể được coi là mối quan hệ quyền lực, trong đó ‘người dân’ kém quyền lực hơn nhưng lại có quyền yêu cầu ‘quan chức’ có quyền lực hơn giải thích hành động của mình và có khả năng áp đặt các hình phạt đối với hành vi kém hiệu quả. Chính điều này làm cho trách nhiệm giải trình là trụ cột xương sống của dân chủ, làm cho nền dân chủ được khả thi.

Luật thực hiện dân chủ ở cơ sở nhấn vào trách nhiệm giải trình theo chiều dọc, có nghĩa là chính quyền cấp xã sẽ giải trình cho người dân. Trách nhiệm giải trình theo chiều dọc rất quan trọng, vì vậy trên thế giới thường được thực hiện thông qua các cuộc bầu cử, trong đó cử tri có thể khen thưởng hoặc trừng phạt các đại diện được bầu bằng cách bỏ phiếu hay không cho một ứng viên cụ thể. Ngược lại, các đại diện được bầu lên phải đảm bảo các cơ quan chuyên môn, công chức với chuyên môn kỹ thuật cụ thể cung cấp dịch vụ công tốt, thực hiện tròn nghĩa của của mình trước các cử tri.

Ngoài trách nhiệm giải trình theo chiều dọc còn có trách nhiệm giải trình theo chiều ngang. Trách nhiệm này đề cập đến việc kiểm tra và cân bằng trong cấu trúc nhà nước, nghĩa là, các thủ tục để các cơ quan công quyền quy trách nhiệm cho nhau và đảm bảo rằng không có cơ quan nào đứng trên quy định của pháp luật, hoặc xâm phạm các quyền và đặc quyền của cơ quan khác. Những sắp xếp như vậy bao gồm nhiệm vụ giám sát chính thức của quốc hội/cơ quan dân cử để giám sát quyền hành pháp của cơ quan chính phủ/UBND các cấp. Ngoài ra còn có các cơ chế để đảm bảo tính giải trình như thanh tra viên, kiểm toán, ủy ban chống tham nhũng. Tóm lại, có nhiều loại trách nhiệm giải trình theo chiều ngang khác nhau, bao gồm giám sát chính trị và trách nhiệm giải trình tư pháp và hành chính

Có thế nói, việc kiểm tra giám sát của người dân nếu được thực hiện hiệu quả sẽ tăng trách nhiệm giải trình của cơ quan chính quyền. Khi cơ chế trách nhiệm giải trình hoạt động tốt thì không những đảm bảo quyền của người dân mà còn tạo động lực cho các cơ quan chính quyền hoạt động vì lợi ích tốt nhất của công dân.